องค์กรที่บริหารดี ไม่ใช่แค่ทำงานได้ดีในวันปกติ แต่ต้องรับมือกับวันที่ทุกอย่างผิดแผนได้ด้วย
การทำให้องค์กร Lean ขึ้น ใช้คนน้อยลง และลดต้นทุน อาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในวันที่ทุกอย่างเป็นปกติ แต่ถ้าการลดทรัพยากรทำให้องค์กรไม่สามารถรับมือกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ สิ่งที่เคยคิดว่าเป็นประสิทธิภาพอาจกลายเป็นความเปราะบางที่ซ่อนอยู่ ความแข็งแรงขององค์กรจึงต้องวัดทั้งวันที่ทุกอย่างเป็นไปตามแผน และวันที่ไม่มีอะไรเป็นไปตามแผนเลย
เวลาที่เราบอกว่าองค์กรหนึ่ง “บริหารดี” เราจะดูจากวันที่ทุกอย่างเป็นปกติครับ
งานเดินได้ตามแผน ลูกค้ามาตามที่คาดไว้ คนมาทำงานกันครบ ระบบไม่มีปัญหาใหญ่ ๆ
แล้วเราก็ดูว่า...
องค์กรใช้คนคุ้มมั้ย?
ต้นทุนดีมั้ย?
ทำงานเร็วแค่ไหน?
มีขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอยู่หรือเปล่า?
ซึ่งนั่นก็ถูกนะครับ เพราะองค์กรคงไม่สามารถเผื่อทุกอย่างไว้จนต้นทุนสูงเกินความจำเป็นได้
แต่ประเด็นคือ...
โลกการทำงานไม่ได้มีแค่วันปกติ
วันที่คนหายไปพร้อม ๆ กันหลายคน
วันที่ระบบที่เราใช้อยู่ทุกวันดันล่ม
วันที่ Supplier ส่งของให้เราไม่ได้
วันที่ลูกค้าเข้ามามากกว่าที่คาดเอาไว้หลายเท่า
วันที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่เคยอยู่ในแผน
หรือแม้แต่วันที่คนสำคัญที่ทุกคนคิดว่าขาดไม่ได้ ดันไม่อยู่ขึ้นมาในวันสำคัญนั้น
วันพวกนี้แหละครับที่ทำให้เราเห็นว่า...
ที่เรียกว่าองค์กรที่บริหารดี ดีเพราะทุกอย่างเป็นไปตามแผน หรือดีพอที่จะรับมือในวันที่ไม่มีอะไรเป็นไปตามแผนด้วย?
อย่าบริหารองค์กรจนทุกอย่างพอดีเกินไป
สถานการณ์ของธุรกิจทำให้องค์กรพยายามทำให้ตัวเอง Lean ขึ้น
ใช้คนเท่าเดิม แต่ต้องทำให้ได้ผลลัพธ์มากขึ้น
ขั้นตอนการทำงานก็ต้องน้อยลง
ต้นทุนต้องลดลง
งานบางอย่างรวมกันได้ก็รวม
ตำแหน่งไหนไม่จำเป็นก็ไม่ต้องเติมคน
คนลาออกไปแล้ว ถ้ายังพอแบ่งงานกันได้ ก็อย่าเพิ่งรับเพิ่ม
ผมเข้าใจเรื่องนี้มาก ๆ เพราะก็ทำอยู่เหมือนกัน
โดยเฉพาะในช่วงนี้ที่ธุรกิจไม่ได้โตง่ายเหมือนเดิม ทุกองค์กรต้องคิดเรื่องประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น
แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ...
อย่าบริหารองค์กรจนทุกอย่างพอดีเกินไป
เพราะเราอาจจะไม่รู้เลยว่าเรื่องไม่คาดคิดจะมาตอนไหน
สิ่งที่ดูเหมือน “เหลือ” อาจเป็นสิ่งที่จำเป็นในวันที่เกิดปัญหา
คำว่า “เหลือ” ในวันปกติ กับคำว่า “สำรอง” ในวันที่เกิดปัญหา บางครั้งก็คือเรื่องเดียวกันครับ
คนที่ดูเหมือนว่ายังใช้ความสามารถไม่เต็ม 100% อาจเป็นคนที่เข้ามาช่วยได้เวลางานยุ่งจัด ๆ
คนที่รู้วิธีทำงานแทนกันอาจดูเหมือนไม่จำเป็น จนถึงวันที่เจ้าของงานตัวจริงไม่อยู่
ระบบสำรองอาจดูเป็นต้นทุน จนถึงวันที่ระบบหลักใช้งานไม่ได้
หรือขั้นตอนบางอย่างที่ดูเหมือนเสียเวลา อาจจะมีไว้ในตอนที่ถ้าพลาดขึ้นมา ความเสียหายสูงกว่าต้นทุนที่เราประหยัดได้มาก
ไม่ได้หมายความว่าเราต้องเก็บทุกอย่างไว้เผื่อเหตุการณ์ที่อาจไม่เกิดครับ
แต่ต้องระวังว่า...
สิ่งที่เราตัดออก กำลังตัดความสามารถในการรับมือกับปัญหาออกไปพร้อมกันหรือเปล่า?
องค์กรอาจไม่ได้แข็งแรงอย่างที่คิด แค่โชคดีที่ทุกอย่างยังอยู่ครบ
ไม่ใช่แค่เรื่องจำนวนคนด้วยครับ
บางองค์กรมีคนพอ แต่มีคนที่ทำงานบางอย่างได้อยู่คนเดียว
บางทีมมีหัวหน้าคนเดียวที่ตัดสินใจได้ ทุกเรื่องจึงต้องรอ
บางระบบมีคนใช้งานเป็นอยู่แค่ไม่กี่คน
บางงานไม่มีใครรู้เลยว่า ถ้าคนรับผิดชอบหลักไม่อยู่ต้องทำยังไง
วันที่ทุกอย่างปกติ เราแทบไม่เห็นปัญหาพวกนี้
เพราะเจ้าของงานยังอยู่ หัวหน้ายังอยู่ ระบบยังใช้งานได้ และทุกอย่างยังเดินหน้าได้
แต่วันที่อะไรบางอย่างหายไปสักชิ้น เราถึงเริ่มรู้ว่า...
องค์กรไม่ได้แข็งแรงอย่างที่คิด เราแค่โชคดีที่ทุกชิ้นยังอยู่ครบ
ประสิทธิภาพอย่างเดียว อาจไม่เพียงพอ
นี่เป็นเรื่องที่ผู้บริหารต้องคิดให้มากขึ้น
เพราะคำถามเรื่องประสิทธิภาพจะถามว่า...
“เราจะใช้ทรัพยากรให้น้อยลงได้อีกมั้ย?”
แต่คำถามเรื่องความแข็งแรงขององค์กรต้องถามเพิ่มไปอีกว่า...
“ถ้าสิ่งที่เราคิดว่าจะมี เกิดไม่มีขึ้นมา องค์กรยังเดินต่อได้ใช่มั้ย?”
ถ้าคนสำคัญหายไปหนึ่งสัปดาห์ ใครจะทำแทน?
ถ้าระบบหลักล่มไปหนึ่งวัน งานสำคัญยังเดินหน้าได้หรือเปล่า?
ถ้าลูกค้าเพิ่มขึ้น 2 เท่าในเวลาสั้น ๆ เรารับได้แค่ไหน?
